"hayatının en güzel günleri daha erken demekle geçer, sonra çok geç olur."
-Flaubert
Ajandanızı Daha İyi Organize Etmenizi Sağlayacak 10 İpucu
Chat Noir
Chat Noir 5 Takipçi

Ajandanızı Daha İyi Organize Etmenizi Sağlayacak 10 İpucu

  • 11 DK
  • 10-06-2019
  • 0 yorum
  • 2K

Artık hayatlarımızın büyük bir kısmı dijitalleşti. Mektup yazmak yerine mesajlaşıyoruz, e-posta gönderiyoruz, ciltsiz kitaplar yerine e-kitaplarla kucaklaşıyoruz ve kağıt çekler yerine dijital para transferi yapıyoruz. Oysa dijitalleşmenin tamamen ele geçiremediği bir şey var: Takvimler.

 

Şaşırabilirsiniz ama data araştırma merkezi NPD Grup’un raporuna göre, randevu defteri ve ajanda satışlarının 2015'ten 2016'ya kadar % 10 arttığını tespit edilmiş. Daha geçen yıl, New York Times gibi uluslararası büyük mecralarda “Klasik Ajanda Kullanımı İçin Bir Örnek” ve “Dijital Uygulamarda Boğulduktan Sonra Kağıt Planlayıcılara Dönüş ” gibi defter kullanımını teşvik eden makaleler de gördük.

 

Nereden çıktı bu kalem kağıda dönüş? Çünkü itiraf etmek gerekirse not almak, küçük ajanda hileleri yapmak, ajandanızı kişiselleştirmek hatta süslemek bile kağıtla daha kolay.

 

Evet ajanda hileleri yapmak! Bu yazının amacı da tam olarak bu hileleri konu alıyor. 10 kullanışlı ipucu ile, ajandanızı nasıl özelleştireceğinizi (bazılarına dijital sevgimizi de katarak) verimini arttıracağınızı, düzenli tutacağınızı ve zamanınızı nasıl daha iyi yönetebileceğinizden bahsedeceğiz.


 

1-) Farklı İşlevler İçin Farklı Renkler Seçmek

 

Google Takvim’in “İş”, “Aile” ve “Okul” gibi ayrı programlar için farklı renklerde randevular oluşturmanıza izin verdiğini biliyor muydunuz? Aynı takvim hilelerini kağıt üzerinde de kullanmamamız için hiç bir neden yok. Hayatınızı düzenli tutmak için bazı yapışkanlı notluklar, vurgulayıcılar, ataşlar veya renkli kalemler seçebilirsiniz.

 

Renk dağılımı size zamanınızı nasıl paylaştırdığınıza dair daha net bir görünüm verecektir. “İş” için kırmızı, “diğer işler” için mavi seçtiğinizi düşünelim. Ajandanıza ya da takviminize bakarken özellikle akşamları mavinin yerine kırmızının daha yoğun olduğunu görürseniz, o zaman konsere, sinemaya daha fazla yer açmanın ve daha iyi bir denge kurmanın zamanı gelmiş demektir.

kişiselleştirilmiş ajanda

 

2-) Günlük, Haftalık ve Aylık Takvimlerin Bir Kombinasyonunu Kullanın


Sadece birini seçmeniz gerektiğini kim söyledi? Size uygun kombinasyonu bulmak için farklı takvimlerden oluşan bir karışım deneyebilirsiniz. Sonuçta hem kısa hem de uzun süreli yapılacaklar listesi hazırlamak önemlidir. Pazartesi günü “30 dakika egzersiz” ancak ayın sonuna kadar “5 km Koş” gibi tamamlayıcı hedeflerle yola çıkabilirsiniz.

 

Bütün bir ayı, hafta ve gün olarak bir arada görebileceğiniz takvimler işinize yarayacaktır. Dijital bir uygulamada (Canva gibi) hazırlayacağınız aylık sayfayı çıktı alabilir ve böylece tüm ayınızı kuş bakışı görebilirsiniz. Belirli hafta veya günlere farklı desen ve renk atayarak takviminizi iyice kişiselleştirebilirsiniz. Örneğin tüm hafta sonlarını ve tatil günlerini farklı renge boyamak işinizi kolaylaştırabilir.

 

3-) Yapılacakları Önceliklerine Göre Kategorize Edin

 

Zaman yönetiminde “Kaya, çakıl, kum” metaforunu hiç duymuş muydunuz? Bir gün bir felsefe öğretmeni derse elinde içi kaya dolu bir kavanozla gelmiş ve kavanozun dolu olup olmadığını sormuş. Kavanoz ağzına kadar dolu gözüküyormuş. Öğrenciler de, “Dolu.” demiş. Profesör öğrencilerinin ağzına kadar dolu olduğuna inandığı kavanoza alabildiğine çakıl doldurmuş ve kalan boşlukları da kumla tamamlayarak durumun göründüğü gibi olmadığını kanıtlamış.

 

Bu meteforda kayalar sağlığınız, aileniz gibi önceliklerinizi temsil ediyor. Çakıllar okulunuzu, iş hayatınızı ve diğer ikincil önceliklerinizi gösteriyor. Kumlar ise tüm küçük, önceliksiz ve ıvır zıvır şeyleri temsil ediyor.

 

Kıssadan hisse şu ki, eğer hayatınıza önce kayaları dizmekler başlarsanız kalan boşluklara çakılları ve kumları doldurarak gerçekten dolu bir kavanoz elde edersiniz. Eğer kum ve çakıldan başlarsanız kayalara yeterince yeriniz kalmaz.

 

Bu yüzden öncelik vermek çok önemlidir. Yapılacakların bir listesini oluşturun ve bunları A, B, C veya 1, 2, 3, hatta kaya, çakıl ve kum olarak etiketleyin. Takviminizi en önemli öğelerle doldurmaya başlayın ve ardından listenizin bittiği yerde biraz daha az öncelikli olana geçin. Aksi takdirde, gerçekten değerli olan işlerin ve hedeflerin izini kaybedebilirsiniz.

 

4-) Zaman Yönetimi Matrisini Deneyin

 

Yazar ve eğitimci Stephen Covey, ünlü kitabı “Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” nda zaman yönetimi matrisinden bahseder. Covey, haftaya başarmak istediğiniz her şeyi yazarak başlamanızı ve ardından dört bölümlük bu matrisi doldurmayı önerir: “acil”, “acil değil”, “önemli” ve “önemli değil”.

 

Yönetim matrisi, öncelik sırasına göre yapmanız gereken işlere genel bir bakış sunar. Mesela, ay kapanışı gelmeden üzerinde çalıştığınız raporu bitirmek istiyorsunuz. Bu 2'ye girebilir. Veya en sevdiğiniz Netflix dizisininin tüm sezonunu bitirmeye karar verdiniz. Bu da kutu 4 gibi gözüküyor.

 

Matrisinizi doldurduktan sonra, 1. ve 2. kutudaki görevlerinize zaman ayırmak için 4. kutudakileri (YouTube'da zaman harcamak gibi) kesmeniz gerekebileceğini göreceksiniz. Beklenmeyen telefon görüşmeleri gibi 3. kutuya giren mecburiyetleri de ertelemeniz gerekebilir. Şu anda bu işlerin acil olduğunu düşünebilirsiniz, ancak aslında sizi programınızdaki en önemli şeylerden uzaklaştırıyorlar.

 

5-) Ok Metodunu Keşfedin

 

Ok yöntemi, hafta başını önemli etkinliklere ayırıp, kalan kısmında yoğunluğu azalan bir planı temsil ettiği için böyle adlandırılmıştır. Aynı zamanda “kaya, çakıl ve kum” metaforunun bir başka versiyonudur. Ok yöntemi, yapılacaklar listenizde öncelikli olanları ardı ardına tamamlayarak diğer haftaları da etkileyen bir dalga yaratmanızı sağlar.

“Hedef, başlangıçta yapılacak çok şeyi sıralayarak geri kalanının azalarak tamamlanmasını ve böylece haftalık planınızın bir ok başına benzemesini sağlamak” diyor takvim ipuçlarının yaratıcısı Nicholas Sonnenberg. “Bunu başarmak için toplantılarımın çoğunu haftanın başında, tercihen pazartesi veya salı günü planlıyorum. Bu yüzden haftama oldukça dolu bir programla başlasam da haftanın geri kalanı hep daha ferah oluyor. ”

 

Ayrıca, beklenmedik bir etkinlik veya bir fırsat ortaya çıkarsa, ok yöntemi, en büyük işlerinizi  zaten kontrol ettiğiniz için eklenenlere katılabileceğinizden emin olmanıza yardımcı olur.

 

6-) Takviminizi Paylaşın

 

Takvimler kişisel olabilir, ancak ortak bir proje üzerinde çalışıyorsanız, iş arkadaşlarınızla aranızda bir iletişim aracına da dönüşebilir. Belki siz ve ortağınız yeni bir pazarlama planı oluşturmaya çalışıyorsunuzdur ya da uzaktaki bir ekip için son teslim tarihini karşılamaya çalışıyorsunuzdur…Planlamanızda işbirliği yaratma yeteneğine sahip olmanız çok önemli – sadece planlama konusunda değil, yönetme ve tasarlama konusunda da!

 

7-) Google’da İlgili Takvimleri Takip Edin

 

Ah hayır! Alamanya’da yaz tatili yaklaşıyor ve Berlin'deki bir müşteriyle önemli bir skype toplantısı yapmayı planlıyordunuz. (Hepimizin başına hesaplanmamış şeyler gelir…) Bu tür durumlar için Google’ın İlgili Takvimler’i imdadınıza yetişebilir.

 

İlgili Takvimler, tatil günlerine, ulusal günlere, spor aktivitelerine ve hatta ayın evrelerine göre sınıflandırılmış önemli tarih seçkileridir. Bu etkinliklerden bazılarını Google Takviminize veya kağıt takviminize eklerseniz, tarih çatışmalarına karşı önleminizi alabilirsiniz.

 

İlgili Takvimler’e erişmek için Google Takvim’e girip ayarlara ve oradan ‘takvim ekle’ye tıklayın. Daha sonra İlgili Takvimler’i seçin.

 

8-) Elektronik Postalarınıza Harcadığınız Zamanı Kısıtlandırın

 

Şaşırtıcı bir istatistik var: McKinsey’nin yaptığı araştırmaya göre, ortalama bir profesyonel, iş gününün % 28'ini ya da 2,6 saatini e-postaları okuyup yanıtlayarak, harcıyor. Şimdi bu zamanın, iş gününüze yayıldığını, odaklanmanız gereken işleri kesintiye uğrattığını ve sizi diğer günlük işlerinizden alıkoyan ıvır zıvırların bir parçası olduğunu hayal edin…!

 

E-posta sekmenizi kapatıp, bildirimlerinizi susturmak zor görünse de, e-postaları yanıtlamak için sınırlı bir zaman dilimi ayırmak en değerli takvim hilelerinden biridir. Gün boyu eldeki çalışmaya odaklanmanıza yardımcı olabilir.

 

Ayrıca, bu durumda yalnızca gelen kutunuza ve yazışmalarınıza zaman ayıracağınız bir ayarlama yaptığınız için e-postalarınızla rahatça ilgilenmenizi sağlayacaktır.

 

9-) “Temalı” Günler Hazırlayın

 

Aynı anda yalnızca bir projeye veya alana konsantre olmak isteyen biriyseniz, temalı günler belirlemek sizin için bir üretkenlik hilesi olabilir. Twitter ve Square kurucusu Jack Dorsey de bu hile başvuranlardan:
 

Fast Company'ye “Bütün günlerim temalı” dedi. “Pazartesi yönetim günü. Salı, ürün, mühendislik ve tasarım. Çarşamba pazarlama, büyüme ve iletişim günü. Perşembe ortakların ve geliştiricilerin günü. Cuma, şirket ve şirket kültürü günü... ”

 

Dorsey sizi ikna etti mi? Çeşitli kalem, not kağıtları, ataş ve çıkartmalarla kendi temalı takvimlerinizi yapmaya başlayabilirsiniz. Üstelik özgürsünüz. Ne dersiniz Salı gününü dürüm günü ilan edelim mi?

 

10-) Hem Kağıt Hem Dijital Takvim Kullanın

 

Videolar radyonun yıldızını söndürmüş olabilir, ancak dijital takvimler kağıt takvimleri öldürmedi ya da tam tersi. Aslında, mutlu bir şekilde bir arada bulunabilirler ve birinden birini seçmek zorunda değilsiniz.

 

Örneğin, Contently'in kurucu ortağı Shane Snow, dijital uygulamalardan klasik ajandaya geçiş yaptıktan sonra, analog ve dijital takvimin mükemmel dengesini buldu. Kağıt takvimini haftalarını planlamak için kullanmaya karar verdi, ancak Google’ı konferans bilgilerini ve toplantı notlarını takip etmek için de kullandı.

 

Bu nedenle, zaman ayırmanız ve sizin için çalışan çözümü bulmanız önemlidir. İster uygulama meraklısı olun, ister elinizle kağıda dokunma hissinden kopamıyor olun, verimliliğinizi artırmak ve hedeflerinize ayak uydurmak için bu takvim hilelerini kullanabilirsiniz.

 

Kaynak

 

"Ajandanızı Daha İyi Organize Etmenizi Sağlayacak 10 İpucu" İçin Yorumlar
Kayıt işlemine devam ederek, Girişimci Kafası Kullanıcı Sözleşmesi'ni kabul etmiş oluyorsunuz.
Girişimci Kafası'na Giriş Yapmak için Tıklayın
Instagram
Takip et